Aunque el impacto ya no es tan importante como hace unos años, todos sabemos que en los meses de verano la producción de muchos sectores y empresas sufre una importante ralentización, cuando no, en los casos más extremos, un parón total. Definitivamente, julio y, especialmente agosto, no son los mejores meses para ciertos negocios. Esta situación suele ser preocupante en el sector servicios y, especialmente, en el nuestro, donde la producción la realizamos personas que seguimos manteniendo esa fea costumbre de cogernos unos días de vacaciones, a ser posible, a la vez que nuestra familia y nuestros amigos.

Los clientes, esos desalmados, no solo no entienden que mantengamos esta feísima costumbre, sino que se empeñan en seguir pidiendo el mismo servicio que durante el resto del año. Y mira que son poco comprensivos: su exigencia llega al colmo cuando piden e incluso exigen que el nivel de servicio y la calidad no se resientan durante el periodo estival.

Conocedor de esta problemática, cuando comencé a desarrollar los distintos procesos de producción para Web Translations intenté hacer mucho hincapié en este asunto, buscando prever todas las posibles contingencias y encontrar las soluciones más adecuadas, porque estoy convencido de que, en el fondo, la única solución a este problema empieza siendo proactivos ante él.

Podemos afirmar que las empresas que nos dedicamos a los servicios lingüísticos nos enfrentamos a tres vertientes del mismo problema en cuanto a las vacaciones se refiere: las de los empleados en plantilla, las de los proveedores que no son lingüistas (traductores o revisores) y las de los traductores y revisores habituales.

Personal en plantilla. Probablemente sea la parte del problema más sencilla de solucionar, ya que normalmente las vacaciones se organizan con antelación y los backups son más fáciles de organizar. El mayor problema estriba en que lo que durante el año se hace entre un determinado número de personas, en la época de verano hay que hacerlo con mucha menos gente. Sin embargo, si se ha realizado una planificación con tiempo y se ha acordado con la suficiente antelación las vacaciones de los implicados, no existirá el problema como tal. Es aquí donde entra la experiencia y profesionalidad de cada uno de los trabajadores y, especialmente, las de los responsables de los distintos departamentos o equipos, para saber diferenciar lo importante de lo urgente, y así, acabar el periodo de vacaciones logrando un objetivo doble e inseparable: no haber sobrecargado a ningún empleado y no haber desatendido, de modo alguno, las necesidades de los clientes. Sabemos, además, que en determinadas situaciones la empresa podría exigir a sus empleados que se cojan las vacaciones en unos días determinados, pero siempre he pensado que cuando se llega a esta situación es porque estamos hablando de un pésimo gestor.

Proveedores no lingüistas. Este tema tampoco debería dar demasiados problemas, porque normalmente no hablamos de autónomos, sino de empresas con varios empleados, por lo que serán ellas mismas las que se encarguen de solucionar este tema. De hecho, una de las normas que suelo seguir a la hora de contratar este tipo de servicios, es exigir que la empresa en cuestión me asegure el mismo nivel de servicio durante todo el año. Por tanto, podemos afirmar que si los problemas vinieran por este lado, estaríamos hablando de un responsable de proveedores que no ha realizado correctamente su trabajo.

Traductores y revisores. Aquí es donde suele aparecer el mayor problema, ya que una empresa de servicios lingüísticos bien estructurada debe tener en este apartado el máximo número de colaboradores. Los traductores que han decidido trabajar como autónomos lo han hecho, entre otras razones, para tener una libertad y una capacidad de decisión de las que carecerían trabajando en plantilla, y dentro de esta libertad, está la de decidir cuándo se van de vacaciones, sin tener que solicitar autorización ni dar explicaciones a nadie. Existe, por tanto, la posibilidad de que una gran parte de los traductores habituales que trabajan para un proyecto no estén disponibles durante el mismo tiempo. Descartada por razones obvias la idea de dejar de prestar servicio durante las vacaciones (lo que incluye cerrar durante algunos días), la única solución que les queda a los jefes de proyecto y vendor managers cuando no se ha actuado con la suficiente antelación, será la de comenzar una búsqueda frenética y contra el reloj de nuevos traductores, a los que no habrá tiempo de probar y mucho menos de formar, que no estarán fidelizados, no conocerán la forma de trabajar de la propia empresa ni la del cliente para el que traducirán y, así, un largo etcétera de aspectos que serán el caldo de cultivo perfecto para comenzar a tener problemas serios con nuestros clientes.

Como es fácilmente imaginable, las consecuencias de este problema pueden ser catastróficas, tanto desde el punto de vista de la plantilla como desde el punto de vista de la satisfacción del cliente, ya que en último término, una mala gestión de los periodos vacacionales puede suponer la desmotivación de los empleados de la propia empresa o la pérdida de clientes importantes.

Pero, como siempre, existen soluciones, y en mi opinión no son complicadas de aplicar. Basta con que los responsables sepan gestionar correctamente las vacaciones de sus empleados y sus colaboradores, basando esta gestión en algunos aspectos que no dejan de ser de sentido común, pero para los que se necesita cierta capacidad y experiencia en gestión de equipos (externos, internos y mixtos), y entre los que podemos citar, a modo de ejemplo, los siguientes:

• Crear equipos lo suficientemente amplios para que no queden demasiado reducidos en periodos vacacionales.
• Prever la carga de trabajo para tener preparados los equipos necesarios para afrontarla con garantías.
• Crear y mantener de forma accesible las instrucciones y los datos principales (incluyendo guías de estilo, glosarios y demás material de referencia) para que sea más fácil entrar a formar parte del equipo dedicado a un proyecto en concreto.
• Prever situaciones particulares (como el evitar que los dos únicos lingüistas dedicados a un proyecto sean matrimonio, ya que lo normal es que se vayan de vacaciones siempre al mismo tiempo).

En resumen, hay dos aspectos básicos e ineludibles para evitar problemas durante los periodos vacacionales:

• Tener presente los periodos vacacionales a la hora de crear los equipos dedicados a los distintos clientes o proyectos.
• Organizar la empresa y sus procesos de manera que los proveedores autónomos (especialmente traductores y revisores) sean tratados, mutatis mutandis, igual que los miembros de la plantilla. Miembros con unas características y unas condiciones especiales, pero con un trato mucho más cercano al del empleado que al del proveedor.

Este segundo punto es, en mi opinión, básico para el éxito final de una empresa dedicada a las traducciones y demás servicios lingüísticos, por lo que intentaré desarrollarlo en futuras entradas de este blog.